Consultant - Assistant Techniques, ILST (Mai-Ndombe)

TERMES DE RÉFÉRENCE

Consultant(e)s – Assistant(e)s Techniques ILST

1. Informations générales

· Province du Maniema (1)

· Province du Mai-Ndombe (1)

NB : Chaque consultant(e) sera affecté(e) à la province indiquée dans son contrat de consultance et sera responsable de la mise en œuvre et du suivi des activités ILST dans sa province d’affectation. Des déplacements réguliers dans les zones de santé couvertes par le programme seront requis.

2. Contexte & Justification

VillageReach appuie le Ministère de la Santé dans le renforcement du transport intégré, sécurisé et efficient de transport des échantillons de laboratoire nécessaires à la surveillance et la riposte aux maladies à potentiel épidémique, notamment la poliomyélite, la rougeole, la fièvre jaune, le mpox, le choléra et les fièvres hémorragiques virales, dont Ebola.

Dans le cadre des programmes ILST et Takeda , VillageReach soutient un réseau intégré couvrant 11 provinces de la République démocratique du Congo , selon les périmètres géographiques, segments de transport, plans de travail approuvés et les financements approuvés.

Le programme s’appuie notamment sur :

· Le Guide national de transport intégré des échantillons,

· la cartographie des laboratoires,

· La mobilisation et le suivi des prestataires locaux de transport,

· Le suivi des délais et de la qualité et la traçabilité des échantillons

· la collaboration avec les Divisions provinciales de la santé (DPS), les antennes PEV, les laboratoires et les autres parties prenantes.

3. Supervision et collaboration

Il/elle travaillera sous la supervision directe du Senior Project Officer, en collaboration étroite avec le coordonnateur de bloc et l’équipe de suivi et évaluation (M&E), les équipes d’opérations et les partenaires provinciaux. Son intervention couvre les segments prévus dans son mandat, y compris l’acheminement du niveau provincial vers le laboratoire d’analyse lorsque ce segment est activé dans le plan de travail approuvé.

4. Principales responsabilités et tâches

Les principales tâches et responsabilités du/de la consultant(e) sont décrites ci-dessous. D’autres activités ou responsabilités connexes pourront lui être confiées en fonction des besoins du programme et dans les limites de son mandat contractuel.

Activités de coordination

· Appuyer la DPS dans la mise en œuvre du plan de travail provincial et du Guide national de transport intégré des échantillons ; suivre les activités, les échéances et les difficultés, puis rendre compte au superviseur.

· Participer aux réunions provinciales de surveillance et de coordination du transport avec la DPS, les antennes PEV, les laboratoires et les partenaires ; documenter les décisions et suivre les actions relevant de son mandat.

· Préparer et suivre les dossiers de remboursement ou de paiement des transports avec les gestionnaires, les points focaux et l’équipe Finance ; vérifier les trajets, les tarifs approuvés, les preuves de réception et les pièces justificatives ; signaler les doublons, les écarts et les paiements en attente.

· Accompagner les gestionnaires dans la préparation de factures complètes et leur soumission dans les délais convenus. Rapprocher les courses facturées des registres de transport et des échantillons livrés. Pour les paiements par mobile money autorisés, vérifier les coordonnées des bénéficiaires et conserver les preuves de paiement, sans se substituer aux personnes chargées de l’approbation et de l’exécution financière.

· Appuyer les antennes PEV, les points de transit et les laboratoires dans la coordination des expéditions et la confirmation de réception ; tenir à jour les contacts opérationnels et les destinations des échantillons par maladie, conformément aux orientations nationales.

· Contribuer, lorsque cela relève du plan de travail approuvé, à la coordination multisectorielle selon l’approche Une seule santé entre les acteurs de santé humaine, animale et environnementale ; faciliter l’application des circuits et procédures convenus.

· Appuyer les formations et le coaching des agents de santé, points focaux, gestionnaires et transporteurs sur la documentation, le triple emballage, la chaîne du froid, la biosécurité, la biosûreté et la conduite à tenir en cas d’incident.

Activités de suivi de la rapidité et de la qualité des échantillons

· Participer à l’actualisation des circuits, distances, modes de transport, points de regroupement et calendriers de collecte. Documenter les contraintes d’accès, de saisonnalité, de carburant et de sécurité et proposer des adaptations au superviseur et à la DPS ; appliquer uniquement les itinéraires et tarifs validés.

· Tenir à jour le répertoire des transporteurs et points focaux autorisés. Contribuer à leur briefing et à l’évaluation de leurs prestations à partir des délais, de l’état des échantillons, de la documentation et des retours des utilisateurs ; suivre les mesures correctives convenues et signaler les manquements persistants.

· Suivre chaque expédition depuis le point de collecte jusqu’au laboratoire désigné, sur les segments confiés au programme ; documenter les dates de prélèvement, d’expédition et de réception à chaque étape. Relancer les acteurs en cas de retard ou d’échantillon non localisé et alerter le superviseur sur les blocages non résolus.

· Vérifier avec les agents de santé, les transporteurs et les laboratoires le respect des conditions d’emballage, de conservation et de remise des échantillons. Documenter les incidents, les excursions de température et les échantillons reçus en mauvais état ; suivre les actions correctives sans se substituer au laboratoire pour les décisions d’acceptation ou d’analyse.

· Appuyer le suivi numérique des mouvements et de la température avec les dispositifs Tec4Med disponibles et les outils approuvés. Assurer le suivi manuel documenté lorsque la connectivité ou les appareils font défaut ; rapprocher les informations avec les points focaux et signaler les lacunes de traçabilité.

· Tenir un inventaire des porte-échantillons, appareils de suivi et consommables confiés au programme ; suivre leur utilisation, leur retour et leur redistribution. Signaler les besoins de réapprovisionnement et les ruptures au superviseur, en coordination avec la DPS et les opérations.

Activités de gestion des données

· Saisir et actualiser les données dans la base intégrée et les outils approuvés selon le calendrier convenu ; utiliser les identifiants des échantillons pour faciliter le rapprochement des enregistrements et éviter les doublons.

· Vérifier la complétude et la cohérence des fiches d’investigation, bordereaux et preuves de remise accompagnant les échantillons ; faire corriger les informations manquantes auprès des personnes habilitées et appuyer la numérisation prévue par le programme.

· Contrôler la qualité des données de transport, rapprocher les registres des différents points de transit et laboratoires, puis partager les données vérifiées avec M&E et le superviseur. Analyser les délais par maladie et par segment, l’état des échantillons, les volumes, les coûts et les lacunes de documentation ; distinguer les données manquantes d’une absence d’activité.

· Avec l’équipe M&E, appuyer les revues mensuelles et trimestrielles des données provinciales, leur harmonisation avec les systèmes de surveillance et, lorsque prévu, DHIS2. Participer aux supervisions conjointes et au coaching des gestionnaires de données, puis suivre les actions d’amélioration.

· Recueillir les retours des agents de santé, transporteurs et communautés sur l’accessibilité et la qualité du service. Utiliser l’approche CITA lorsque celle-ci est prévue dans le mandat et que les outils sont disponibles ; transmettre les difficultés et suivre les solutions convenues.

· Collecter et consolider dans les délais les livrables provinciaux : bases de données, pièces de transport, comptes rendus, preuves de formation et suivi des actions correctives ; les transmettre au Senior Project Officer et aux Project Officers pour revue et compilation.

· Préparer les rapports provinciaux mensuels et les contributions trimestrielles et annuelles selon les échéances convenues. Présenter les résultats, les contraintes, les paiements en attente et les mesures correctives, avec leurs sources et limites ; soumettre les livrables à la validation du superviseur.

· Fournir des synthèses opérationnelles hebdomadaires et des alertes ponctuelles selon les besoins ; contribuer aux rapports consolidés et aux tableaux de bord en collaboration avec l’équipe programme et M&E.

Activités de riposte aux épidémies

· Appuyer l’adaptation du transport aux besoins de la riposte, selon les instructions de la DPS et du programme. Faciliter les expéditions urgentes et tenir compte des obstacles rencontrés par les femmes et les communautés mal desservies dans l’accès à la surveillance et au transport des échantillons.

· Contribuer à la continuité du transport pendant les flambées épidémiques, les transitions contractuelles et les perturbations d’accès ; maintenir les contacts de remplacement et signaler les besoins d’itinéraires ou de prestataires alternatifs pour validation. Respecter les procédures de sécurité et les limites de son mandat.

· Faciliter l’implication des communautés et des relais communautaires dans l’orientation des alertes vers les services habilités et la coordination du transport, conformément au plan de riposte et aux protocoles nationaux.

5. Livrables attendus

Dans le cadre de la présente consultance, le/la consultant(e) devra produire notamment :

Livrables opérationnels

Livrables de suivi

Rapports

Indicateurs de performance

La performance du/de la consultant(e) pourra notamment être appréciée sur la base des indicateurs suivants :

6. EXIGENCES

Pour exercer ce poste avec succès, le candidat doit être capable d’accomplir chacune des tâches essentielles de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous reflètent les connaissances, les compétences et/ou les aptitudes requises. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre aux personnes en situation de handicap d’exercer les fonctions essentielles du poste.

Responsabilités hiérarchiques : ce poste n’implique aucune responsabilité hiérarchique. Le consultant apporte un appui technique aux acteurs provinciaux sous la supervision du Senior Project Officer et la coordination opérationnelle de l’équipe programme. Les décisions contractuelles, les changements de budget, l’approbation des paiements et les engagements institutionnels relèvent des responsables habilités.

7. Formation et expérience

· Diplôme universitaire en santé publique, épidémiologie, médecine, sciences de